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办公OA系统如何实现从OA报销到预算费控全程管理的时代跨越

发布时间2018年06月05日标签:办公,系统,如何,实现,现从,报销,预算,全程,管理 2

办公OA系统如何实现从OA报销到预算费控全程管理的时代跨越

2018-06-04 16:36:30   办公OA系统以其“见长于工作流”的明显上风区别于ERP、CRM、HR等专业系统,成为浩繁大中型组织IT系统中不可或缺的管理软件之一,然而多年来在费用付出与财务管理领域,办公OA系统依旧仅仅扮演着对费用报销流程进行管理的角色,没有充分发挥其应有的潜力。

  那么,办公OA系统作为具有高性价比上风的管理软件,如何实现功能定位与应用边界的有用突破?如何实现内在价值的本质提拔?如何实现从“费用报销”到“预算费控全程管理”的时代跨越?在此,北京百企协同办公OA系统给出了本身的答案。

  对费用付出与资金财务进行全流程的预算费控管理,并非办公OA系统中的某个功能模块所能解决的,北京百企协同办公OA系统专门为“预算费控的全程管理”构建了一个完备的支持体系,其中包括前期计划阶段的预算大纲编制,预算实行过程中的费用管控,和对预算实行情况的分析与数据呈现。如下图:“预算费控的全程管理”支持体系,

  从上图不难看出,一个科学完备的预算费控管理体系涵盖了从确认费控范围、预算科目编制、预算申报、预算审批,到费用申请与付出审批、预算预警,再到预算调整与结转、预算分摊与预提网站制作价格,最后是预算分析与数据报表。

  北京百企用办公OA系统构建“预算费控全程管理平台”的亮点

  1.确认费控边界与预算科目

  依据将来1-3年的发展战略与将来1年的经营计划,财务部门负责编制年度预算大纲报请高层管理者审批,预算编制的工作每每从确定费控范围开始。

  确定费控的部门边界

  在现实操作中,不论超大型集团、大中型组织,照旧小微企业,其内部并非所有的部门或分支机构都必要被纳入到预算费控的范围,

  如上图所示,对于像金信集团如许的大型集团公司来说,其个别三级单位就可以不被纳入到费控管理的范畴,比如集团总部的总经办、人力资源部、财务部,除此之外的其它二级单位和三级部门都将被同一纳入到预算费控的管理范畴。

  确定费控的预算科目

  财务部门在编制预算科目时,都会根据自身的特点对预算科目分级并确认哪些费用必要进行预算费控,哪些付出则不必要进行费控,一样平常会将费用付出大致分为两大类,第一类是管理费用,重要包括工资、奖金、保险公积金、房租、水电,广告费、运动费、营业招待、差旅、交通、会务、培训等各类费用;二是非管理费用,比如业务税、增值税、所得税等各类税费。如下图,

  导入预算数据

  财务部门分别就“费控的部门边界”和“预算科目”反复与高层管理者沟通确认后,可以通过北京百企协同办公OA系统的数据导入接口,直接把预算数据从Excel预算模板或金蝶、用友、ERP等管理软件导入办公OA系统中。

  2.预算申报与审批

  依据年度工作计划申报年度预算

  费控范围和预算科目确定之后,财务部门会在北京百企协同办公OA系统中以“紧张文件”的情势发布年度预算大纲,各部门或分子单位可在办公OA系统里第临时间收到新新闻提示,按照预算大纲的要求和本部门/分子单位的年度/月度工作计划与资金需求编制年度与月度预算,

  从上图“生产事业部年度/月度预算申报”可以看出,生产事业部在2018年申报的预算总额是400000元,预算科目分别为“差旅费、管理费、培训费以及其他费用”,同时生产事业部也对各月度预算进行了申报。

  年度预算的汇总与审批

  各部门/分子单位在北京百企协同办公OA系统中完成各自的预算申报后,办公OA系统随即汇总各部门/分子单位所申报的预算数据,并开启年度预算的审批流程,CFO、CEO/董事长会结合年度财务指标、年度经营计划里的信息网站排名优化,以及各部门提交的年度工作计划,研究并最终确定其年度与月度预算额度,如下图。

  3.费用申请与报销审批

  预算内费用申请

  基于北京百企协同办公OA系统的预算费控全程管理平台,可以实现一样平常费用申请,如差旅费、招待费等各类费用的申请流程,

  上图中,市场部在申请发布会广告费时,可以在北京百企协同办公OA系统中提交请款单,在填写表单时,可以添加相干附件“发布会广告投放明细”和关联表单“项目立项申请表”。当然,不同的单位对于预算费用的管控强度不同,有的单位个别科目超预算不可追加,有的单位则对个别科目在超出当月预算且在该科目项下年度预算尚未用完的情况下,仍可以成功提交费用申请。

  预算内费用报销审批

  对于已经发生的现实费用付出,可以在办公OA系统中提交费用报销单,比如市场部在市场推广运动中产生的招待费用,在办公OA系统中提交“营业招待费报销单”,如下图,

  财务部门负责人和其他向导在审批时,可以查看该笔申请是否在预算内,该科目项下预算的可用余额是多少。分外地,在北京百企协同办公OA系统中,正在审批中的预算额度会被临时冻结,直到审批流程完成后该笔额度会被划转到“已用额度”中。

  设置预算误差预警

  北京百企协同办公OA系统可以对每个部门/分子单位的每个预算科目,依据不同的营业类型设置不同的预算临界值预警,详细体现为一个“科目预警和许可误差”,如下图所示,

  假如设置广告费科目预警为95%,则透露表现当广告投放现实发生费用付出达到广告预算额度95%以上时,办公OA系统会发出预警提示;有的单位许可个别预算科目的现实费用付出超出预算额度的5%(许可误差),当现实费用付出超过预算的105%时,则无法直接申请审批,必要进行“预算外费用的审批”。

  预算外费用审批

  对于某些计划外的特别费用付出,当初在做预算时没有编制响应类目或营业的预算科目,或是已有预算科目由于某些特别情况现实费用付出超出预算,北京百企协同办公OA系统也可以提供在预算期内新增预算科目和对已有科目的预算追加功能。

  4.预算调整与结转

  预算调整

  在实操中每每会出现两种“预算不足”的情况,一种是总体预算不足,另一种是结构性预算不足。对于总体预算不足的情况,可以在北京百企协同办公OA系统里提议“追加预算”的申请流程,如下图所示

  所谓“结构性预算不足”,比如市场部年度总体预算尚未用完,但是“广告费”项下的现实花费已经超过预算额度的105%,此时,可以在市场部总体预算内部进行预算调整。

  预算结转

  假如到当月的最后一天预算没有效完,北京百企协同办公OA系统可以将其主动结转到下月,并对响应科目的预算额度进行累加,但假如到一个财年结束仍有剩余预算,则系统默认主动清零。

  5.预算分摊与预提

  “公共费用”的预算分摊

  对于进行周全预算费控的单位,除了上面提到的各个部门/分子单位的常见费用,还有一个“公共费用”的分支,比如房租、水电、网络专线与电话费用,财务部门必要把这些“公共费用”分摊到各个部门的预算里。

  财年期末的费用预提

  不论财务年度是在12月封账照旧在次年的2、3月份封账,只要在财年期末封账前,哪个部门还有预算余额的,比如,IT部门在“IT系统建设费”科目项下还有150万的可使用预算额度,IT部门就可以在办公OA系统里预提预算余额,确保IT系统采购项目的顺利实行,待下一财年财务开账后,再报销仍可计入上一财年预算。

  6.多维预算分析与数据报表

  北京百企协同办公OA系统可以专门针对预算实行情况进行多维度的数据分析与呈现,高层管理人员可以随时了解不同部门/分子单位、不同预算周期、不同预算科目的总额、已花费金额、冻结中金额、剩余预算金额,如下图所示,

  同时,高层管理人员还可以从上图中点选某个部门,按部门查看预算科目的费用付出明细表,

  上图中,部门的年度预算总额,预算余额,已发生费用ultrasonic cleaner,冻结费用各占百分比,以及像差旅费、培训费、招待费如许的预算科目的各项年度/月度数据都可以清晰地汇总在一张表上。

  综上不难看出,对预算和费控的管理不能也不应该仅仅停顿在财务层面,也更不是一个财务部门所能完成的。基于北京百企协同办公OA系统构建的“预算费控全程管理平台”,可以对预算实行过程与实行效果的反馈进行有用管控,可以让组织的预算管理、费控管理不流于情势,真正落地实行,可以同一组织各部门/分子单位的营业信息、项目信息、人力资源信息、以及工作计划与费用付出计划,让所有部门都参与进来,让预算费控成为每个员工开展工作所必需的“工具”而非阻碍进度与工作服从的“枷锁”。

  同时,“预算费控全程管理平台”也可以使高层管理者/决策者随时了解每一笔资金的流向,及时发现预算的现实实行结果以及存在的题目,一一分析研究并采取响应的控制策略,由此江苏人事考试网站,北京百企协同办公OA系统真正完成了从传统的OA报销审批到预算费控全程管理的时代跨越。

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